ದಾಖಲೆ ನಿರ್ವಹಣೆಗೆ ‘ರೆಕಾರ್ಡ್ ರೂಂ’

ಬೆಳ್ತಂಗಡಿ ತಾಲೂಕು ಪಂಚಾಯಿತಿಯಲ್ಲಿ ರಚನೆಯಾದ ಮಾದರಿ ರೆಕಾರ್ಡ್ ರೂಂ.

Published on:

09 Apr 2026, 11:59 am

ವಿಜಯವಾಣಿ ಸುದ್ದಿಜಾಲ ಬೆಳ್ತಂಗಡಿ

ಸರ್ಕಾರಿ ಕಚೇರಿಗಳಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಿ ಇಡುವುದೇ ಸಾಹಸವಾಗಿದ್ದು, ಸಂಗ್ರಹಿಸಿ ಇಟ್ಟ ದಾಖಲೆಗಳ ನಿರ್ವಹಣೆ ಮತ್ತೂ ಕಠಿಣವಾದ ಕಾರ್ಯ. ಬೆಳ್ತಂಗಡಿ ತಾಲೂಕು ಪಂಚಾಯಿತಿ ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳ ಬೇಕಾಬಿಟ್ಟಿ ಜೋಡಣೆಗೆ ಕೊನೆಗೂ ಮುಕ್ತಿ ಸಿಕ್ಕಿದ್ದು, ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಹಾಗೂ ಹೊಸ ರೆಕಾರ್ಡ್ ರೂಂನಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಿಡಲಾಗುತ್ತಿದೆ.

ತಾಲೂಕು ಪಂಚಾಯಿತಿಯಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇಂಗ್ಲಿಷ್ ಅಕ್ಷರಗಳ ಕ್ರಮಾನುಸಾರ ವಿಂಗಡಿಸಿ ಜೋಡಿಸಿ ಇಡಲಾಗಿದ್ದು, ಎ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಅನಿರ್ದಿಷ್ಟಾವಧಿ ವಾಯ್ದೆಯ ದಾಖಲೆಗಳು, ಬಿ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ 30 ವರ್ಷ, ಸಿ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಹಾಗೂ ಡಿ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ 10 ಹಾಗೂ 5 ವರ್ಷಗಳ ವಾಯ್ದೆಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಿ ಇಡಲಾಗಿದೆ. ದಾಖಲೆ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಸಂಬಂಧಿತ ಇಲಾಖೆ ಅಧಿಕಾರಿಗಳ ಅನುಮತಿ ಮೇರೆಗೆ ವಿಲೇವಾರಿ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ.

ರಿಜಿಸ್ಟರ್ ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ಮಾಹಿತಿ

ರೆಕಾರ್ಡ್ ರೂಂ ಒಳಗೆ ಮೂರು ಕಪಾಟುಗಳಲ್ಲಿ ತಲಾ 40ರಂತೆ ರ‌್ಯಾಕ್‌ಗಳಿದ್ದು, ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಕ್ರಮಾನುಸಾರ ಇಡಲಾಗಿದೆ. ಯಾವ ಕಪಾಟಿನ ಯಾವ ರ‌್ಯಾಕ್‌ನಲ್ಲಿ ಯಾವುದಕ್ಕೆ ಮತ್ತು ಯಾರಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ದಾಖಲೆಪತ್ರ ಇಡಲಾಗಿದೆ ಎಂಬ ವಿವರಗಳನ್ನು ರಿಜಿಸ್ಟರ್ ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ನಮೂದಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇದರಿಂದ ತುರ್ತು ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಕೂಡಲೇ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹೊರತೆಗೆಯಲು ಸಹಕಾರಿಯಾಗಿದೆ.

ಜಿಪಂ ಸಿಇಒ ಸೂಚನೆಯಂತೆ ಕಾರ್ಯ

ಕಳೆದ ವರ್ಷ ಜೂನ್‌ನಲ್ಲಿ ಜಿಲ್ಲಾ ಪಂಚಾಯಿತಿ ಸಿಇಒ ನರ್ವಾಡೆ ವಿನಾಯಕ ಕರ್ಬಾರಿ ಅವರು ಬೆಳ್ತಂಗಡಿ ತಾಲೂಕು ಪಂಚಾಯಿತಿಗೆ ಆಗಮಿಸಿದ್ದಾಗ ಹಳೇ ದಾಖಲೆಗಳ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ದುಸ್ಥಿತಿ ಗಮನಿಸಿ ಸರಿಪಡಿಸಲು ಸೂಚನೆ ನೀಡಿದ್ದರು. ಸೂಚನೆ ಬೆನ್ನಲ್ಲೇ ಬೆಳ್ತಂಗಡಿ ಇಒ ಭವಾನಿ ಶಂಕರ್ ಅವರ ಮಾರ್ಗದರ್ಶನದಲ್ಲಿ ಹೊಸ ರೆಕಾರ್ಡ್ ರೂಂ ನಿರ್ಮಾಣಕ್ಕೆ ಮುಂದಡಿ ಇಡಲಾಯಿತು. ತಾಲೂಕು ಪಂಚಾಯಿತಿ ಅಧೀಕ್ಷಕ ಪ್ರಶಾಂತ್ ಬಳಂಜ ನೇತೃತ್ವದಲ್ಲಿ ಹೊಸ ರೆಕಾರ್ಡ್ ರೂಂ ಸಿದ್ಧಗೊಂಡ ಕಳೆದ ಆಗಸ್ಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಉದ್ಘಾಟನೆಯನ್ನೂ ಮಾಡಲಾಯಿತು.

ಪ್ರತಿ ಸರ್ಕಾರಿ ಕಚೇರಿಗಳಲ್ಲಿ ರೆಕಾರ್ಡ್ ರೂಂ ಇರಬೇಕಾದುದ್ದು ಹಾಗೂ ಸಾರ್ವಜನಿಕರ ದಾಖಲೆಗಳ ನಿರ್ವಹಣೆ ನಿಯಮಕ್ಕೊಳಪಟ್ಟಿದೆ. ಹೊಸ ತಾಲೂಕು ಕಚೇರಿ ನಿರ್ಮಾಣ ಸಂದರ್ಭವೇ ರೆಕಾರ್ಡ್ ರೂಂಗೂ ಬೇಡಿಕೆ ಇಟ್ಟಿದ್ದರೂ ಪ್ರಯೋಜನವಾಗಿರಲಿಲ್ಲ. ಬಳಿಕ ಜಿಪಂ ಸಿಇಒ ಅವರ ಸೂಚನೆ ಮೇರೆಗೆ 15ನೇ ಹಣಕಾಸು ಅನುದಾನದಲ್ಲಿ 3.5 ಲಕ್ಷ ರೂ. ವೆಚ್ಚದಲ್ಲಿ ಹೊಸ ರೆಕಾರ್ಡ್ ರೂಂ ನಿರ್ಮಿಸಿದ್ದೇವೆ. ಮೂಡ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇಡಲು ಹೊರಗೊಂದು ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ಕಪಾಟು ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಮಾಡಿದ್ದೇವೆ. ಮಾಹಿತಿ ಹಕ್ಕು ಅಧಿಕಾರಿಗಳಿಗೆ, ಮೇಲಧಿಕಾರಿಗಳಿಗೆ ದಾಖಲೆ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಕೊಡಲು ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಮಾಡಲಾಗಿದೆ.

ತಾಪಂ ರೆಕಾರ್ಡ್ ರೂಂನ್ನು ಉತ್ತಮವಾಗಿ ನಿರ್ಮಿಸಿ ದಾಖಲೆ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಸುಸೂತ್ರವಾಗಿ ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕು ಎಂಬುದು ನನ್ನ ಸೇವಾ ಅವಧಿಯ ಕನಸಾಗಿತ್ತು. ಎಲ್ಲ್ಲ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ವ್ಯವಸ್ಥಿತವಾಗಿ ಜೋಡಿಸಿ ಅವುಗಳ ವಿವರಗಳನ್ನು ರಿಜಿಸ್ಟರ್ ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ದಾಖಲಿಸಲಾಗಿದೆ. ಅಧಿಕಾರಿಗಳಿಗೆ ಮತ್ತು ಸಾರ್ವಜನಿಕರಿಗೆ ಇದರ ಉಪಯೋಗ ಆಗಲಿದೆ. ನಾನು ನಿವೃತ್ತಿಯಾಗುವ ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ನನ್ನ ಸೇವಾ ಅವಧಿಯ ಕನಸು ಈಡೇರಿರುವುದು ನನಗೆ ಅತೀವ ಖುಷಿಯಿದೆ.

Management